Nog altijd krijg je als sollicitant of als recruiter, zodra je vraagt naar meer informatie over de inrichting van een organisatie, meestal het standaard organogram in de vorm van een traditionele ‘hark’ onder je neus geschoven. Daarop vind je dan, volgens het bekende stramien, een strakke verdeling in verantwoordelijkheden en taken met daarbij functietitels en soms namen. Lekker overzichtelijk en duidelijk, toch? Daar houden we van!
Maar wat zegt dat nu? Een dergelijk plaatje maakt functies en medewerkers ééndimensionaal. Alles wat op elkaar lijkt wordt op één hoop geharkt. Het zegt onvoldoende over de werkelijke processen, competenties en mensen binnen een organisatie en vooral ook over de interactie van de organisatie met de omgeving. En dat is toch eigenlijk juist waar het allemaal om draait?
Een tijd geleden heeft Henry Mintzberg al eens een artikel geschreven waarin hij zijn afschuw uitspreekt over het standaard-organogram en waarin hij pleit voor de invoering van een, wat hij zelf noemt, ‘organigraph’. In een dergelijk organigraph gelden minder strenge regels en wordt de organisatie op een creatieve manier visueel weergegeven zoals deze is ingebed in de omgeving met de nodige processen, mensen en onderlinge dynamiek.
Los hiervan ben ik van mening dat een organogram impliceert dat een organisatiestructuur iets is dat wordt opgericht en vanaf dat moment ‘staat als een huis’. Als zijnde een soort onveranderlijke entiteit. Deze opvatting vind ik gedateerd.
De echte uitdaging van organisaties in deze tijd ligt in het omgaan met voortdurende verandering en complexiteit. Een rigide organisatiestructuur past daar niet bij. Een organisatie zou daarom moeten worden ingericht met een ‘vast’ deel en een ‘variabel’ deel. Het vaste deel is het deel waar je de zaken onderbrengt die relatief onveranderlijk zijn, zoals de werkelijke core-business waar alles om draait. Het variabele deel richt je vervolgens in met horizontale en verticale processen die gemakkelijk opnieuw gerangschikt kunnen worden naar aanleiding van eventuele benodigde wijzigingen.
Bekeken met een HR / Recruitment bril betekent dit ook dat de mensen die binnen de organisatie werken zowel een vast als een variabel deel zouden moeten hebben. Het vaste deel is de basis qua kennis en competenties en het variabele deel is het stukje flexibiliteit in taken, verantwoordelijkheden en werkzaamheden waartoe je als werknemer bereid zou moeten zijn. Uiteraard allemaal wel binnen het redelijke. Het stukje: ‘ja, maar dat staat niet in mijn functiebeschrijving!’ of vanuit de werkgever geredeneerd: ‘hoho, dat mag niet want dat staat niet in je functieomschrijving!’ zou steeds minder gehoord moeten worden.
Een dergelijke flexibiliteit heeft ook niets met leeftijd te maken vind ik. Integendeel: ik had ooit een collega van 63 die al bijna 45 jaar bij dezelfde organisatie werkte. Toen ik haar vroeg of ze een keer iets wilde doen dat eigenlijk buiten haar takenpakket lag glimlachte ze en zei ze: ‘natuurlijk, ik ben ooit aangenomen als medewerker voor alle voorkomende werkzaamheden.’ Uiteraard ook hier weer de kanttekening dat de flexibiliteit wel binnen het redelijke moet blijven.
Dus weg met het organogram en het bijbehorende hokjesdenken! Op naar creatievere manieren om organisaties en medewerkers te visualiseren. En laten we de hark weer gewoon gebruiken voor het bijeenharken van de blaadjes deze herfst…
📌 Lees ook: Social Media beleid: zin of onzin?